Elektronische facturering en archivering

Elektronisch factureren en archiveren versnelt de werking van uw bedrijf, de resultaten worden accurater en u bespaart op kosten. Maar elektronisch factureren en archiveren is wel onderworpen aan specifieke fiscale en andere wetsbepalingen.

Wat u mogelijk nodig hebt

U kunt mogelijk best wat hulp gebruiken als:

• uw leveranciers en/of afnemers u onder druk zetten om facturen elektronisch te beginnen verwerken
• gecontroleerd moet worden of u nog aan de btw-regels voldoet wanneer u uw papieren aankoopfacturen vervangt door gescande versies
• u een pan-Europees systeem voor elektronische facturering en archivering wilt implementeren maar hulp nodig hebt bij het onderhandelen over diverse jurisdictiegebonden fiscale en andere bij wet oplegde voorwaarden
• u een wendbaar maar beheersbaar systeem voor elektronische facturering/archivering wilt ontwikkelen dat vlot combineerbaar is met de huidige werking van uw bedrijf
• een gecentraliseerd systeem voor elektronische archivering wilt ontwikkelen en gebruiken omdat uw bedrijf sterk aan het groeien is
• u zelf oplossingen ontwikkelt en behoefte hebt aan validatie van de fiscale en andere wettelijke voorwaarden inzake de compliance van uw oplossing alsook aan ??attestering van de betrouwbaarheid en continuïteit van door derden geleverde producten/diensten (‘third party trust’)??

Hoe PwC u daarbij kan helpen

Qua informatieverschaffing

• maken we u wegwijs in de toepasselijke wetgeving op het vlak van onder meer btw, vennootschapsbelasting en elektronische ondertekening
• lichten we u uw opties toe, de bestaande modellen voor elektronische facturering en archivering, en de commerciële oplossingen die voorhanden zijn

Qua uitvoerbaarheid

• stellen we een business case op voor uw project inzake elektronische facturering en archivering, op basis van strategische keuzes die u moet maken (zelf produceren of aankopen, intern of uitbesteed, enzovoorts)
• nemen wij een ‘quality assurance’-rol op ons als er derden bij betrokken zijn (bv. in geval van systeemintegratie of samenwerking op basis van uitbesteding)

Qua ontwerp

• selecteren of ontwerpen wij een oplossing die specifiek past bij uw organisatie, processen en technologie, daarin begrepen beveiliging en controles
• zorgen wij dat de voorgestelde oplossing voldoet aan de fiscale en andere wetgeving
• schakelen wij ons internationale netwerk in voor het coördineren en beheren van lokale en internationale projecten voor elektronische facturering en archivering

Qua implementatie

• verzekeren wij het beheer en de kwaliteit van het project en zorgen we voor documentering en opleiding
• zorgen we voor zekerheid dat de ontwikkelde oplossing aan de fiscale voorwaarden voldoet door te onderhandelen met de bevoegde instanties en door voorafgaande akkoorden te bekomen

Qua ruime toepassing

• kunnen we u assisteren met operationele en contractuele aspecten; zo onderhandelen we met leveranciers van oplossingen over service level agreements (SLA’s) en stellen we algemene handelsvoorwaarden op
• kunnen we u helpen om uw leveranciers en klanten te overtuigen om mee te gaan in uw aanpak van elektronische facturering en archivering

Qua zekerheid