Elektronische fakturering in stroomversnelling

De Belgische regering heeft een ontwerp van Koninklijk Besluit goedgekeurd om vanaf 1 januari 2010 de regels rond het verzenden en ontvangen van elektronische facturen gevoelig te vereenvoudigen.

Het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen is slechts toegestaan indien de ontvanger van de factuur dit aanvaardt en indien de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan is gewaarborgd.  Vandaag kunnen bedrijven slechts kiezen uit drie manieren om dit te waarborgen: ofwel door een elektronische handtekening, ofwel door een elektronische uitwisseling van gegevens overeenkomstig de standaardcode EDI ofwel via een andere methode die op voorhand door de btw-administratie is goedgekeurd.

Vanaf 1 januari 2010 krijgen bedrijven de vrijheid om te kiezen hoe ze deze authenticiteit en integriteit waarborgen.  Hiervoor kunnen ze zowel beroep doen op IT-technische middelen (zoals elektronische handtekeningen of EDI), maar ook op andere oplossingen, zoals bijvoorbeeld het aansluiten van de factuur met een betaling, een bestelbon, een leveringsbon...  Zolang bedrijven kunnen bewijzen dat de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd is, kunnen zij voortaan zelfs facturen als pdf verzenden via e-mail.

Ine Lejeune, Partner bij PwC België, was als Leader Global Indirect Taxes Network verantwoordelijk voor de studie die in 2008 door PricewaterhouseCoopers werd uitgevoerd voor de Europese Commissie met het oog op de harmonisatie en vereenvoudiging van de Europese regelgeving inzake het elektronisch verzenden, ontvangen en archiveren van facturen.  Daarbij stelde PricewaterhouseCoopers voor om papieren en elektronische facturen gelijk te behandelen.  In Nederland werd dit principe reeds in februari van dit jaar ingevoerd.  Ook in een aantal andere lidstaten is het elektronisch tekenen van pdf-facturen niet langer verplicht.  Zij noemt het voorstel dan ook baanbrekend. “De Belgische regering levert hiermee een positieve bijdrage om de kosten van bedrijven te verlagen en de Belgische economie competitiever te maken.  Door het wegnemen van de  technische vereisten inzake de uitwisseling van elektronische facturen wordt de weg vrijgemaakt voor verdere groei van elektronische facturering.  Studies hebben uitgewezen dat de vereenvoudiging en harmonisering van de regels inzake elektronische facturering een kostenbesparing kunnen opleveren voor de Belgische bedrijven van minstens 3,5 miljard euro”. 

“Het is ook een goede zaak dat bedrijven niet langer geconfronteerd kunnen worden met zware boetes of niet-aftrekbare btw wegens het niet naleven van de specifieke technische vereisten.  Het is niet aan de btw-wetgeving om bepaalde standaarden op dit vlak op te leggen.  Een papieren factuur moet ook niet op een bepaald kleur papier worden gedrukt.”

Volgens Wouter Brackx, Senior Tax Manager en e-invoicing expert bij PwC België biedt deze wijziging tal van mogelijkheden voor bedrijven om hun factureringsproces nu zo te organiseren dat ze de mogelijke kostenbesparing die e-invoicing kan bieden ook effectief kunnen realiseren.  “Bedrijven moeten weliswaar nog steeds hun factureringsprocessen onder controle houden – zeker ook wat archivering betreft – maar de geboden flexibiliteit laat in ieder geval verregaande kostenbesparingen toe.  De bedrijven kunnen nu alvast actie ondernemen om op 1 januari 2010 van start te gaan.” 

“Daarnaast bieden de nieuwe regels tal van opportuniteiten voor e-invoicing providers.  Zij zijn immer niet langer gedwongen om hun diensten aan te bieden binnen een strak keurslijf en kunnen gemakkelijker nieuwe service offerings ontwikkelen waarmee ze nog meer kunnen inspelen op de behoeften van gebruikers.  Bovendien faciliteren deze regels het opzetten van interoperabiliteit tussen verschillende e-invoicing providers, wat tot nu toe in sommige situaties bijzonder problematisch was.”

Nu dringt vanzelfsprekend ook een oplossing op Europees niveau zich op, aangezien de Belgische factureringsregels slechts van toepassing zijn op handelingen die in België plaatsvinden.  Ine Lejeune: “Wij zullen met ons internationaal e-invoicing netwerk verder actief samenwerken met het Kabinet om onder het Belgische voorzitterschap van de Europese Unie een goedkeuring te bekomen van het hangende voorstel van de Europese Commissie op dit vlak.  Met deze wijziging in de regels stelt België alvast een voorbeeld voor andere landen en toont ze haar geloof in nieuwe technologiëen.”