Nieuw Europees voorstel voor elektronisch factureren en archiveren kan besparing van 18 miljard euro opleveren

Europese Commissie baseert haar voorstel op door PwC geformuleerde aanbevelingen

Brussel, 18 februari 2009.
De Europese Commissie heeft een ambitieus actieprogramma om de vele administratieve verplichtingen voor zowel grote als kleine bedrijven tegen 2012 te verminderen met 25%. In dat kader heeft de Europese Commissie op 28 januari 2009 een voorstel gedaan om het gebruik van e-invoicing en e-archiving te stimuleren door de Europese btw-wetgeving te harmoniseren en te vereenvoudigen. Het voorstel van de Europese Commissie is vooral gebaseerd op de aanbevelingen van PwC, maar ook op de bevindingen van een raadpleging van het publiek in 2008 en op de adviezen van de nationale belastingautoriteiten.

In een onafhankelijke studie in opdracht van de Europese Commissie liet PwC de
4 belangrijkste aspecten van facturering aan bod komen: het uitreiken van een factuur, de inhoud van een factuur, elektronisch factureren en elektronisch archiveren. PwC deed in het kader van zijn studie ook een bevraging bij 121 ondernemers over het gebruik van e-invoicing en e-archiving in de verschillende lidstaten. Daaruit bleek een significante toename van elektronische facturering in vergelijking met 2005. Bedrijven zien als belangrijkste voordelen een toegenomen efficiëntie en kostenbesparingen. De voornaamste hindernissen blijven de compatibiliteit van de ICT-systemen van de klant en de leverancier, en het gebrek aan uniforme regelgeving in de lidstaten. Daardoor zijn er voor ondernemers onduidelijkheden aangaande de toepasselijke lokale wetgeving.

Nog enkele interessante vaststellingen:

• De elektronische uitwisseling van facturen kan volgens de huidige Europese wetgeving gebeuren via EDI (Electronic Data Interchange) of met behulp van een elektronische handtekening. Verder kunnen EU-lidstaten een andere methode van uitwisseling toelaten zolang de authenticiteit en de integriteit van de factuur kunnen worden gewaarborgd. Hoewel deze laatste manier van werken niet in alle lidstaten in de lokale wetgeving werd opgenomen of uitgewerkt (o.a. in België is dit wettelijk niet voldoende geregeld), blijkt dit een heel populaire e-invoicing-methode te zijn voor ondernemingen.
• Meer dan de helft van de bedrijven die hun facturen elektronisch verzenden, heeft een parallel lopend papieren proces omdat ze niet zeker zijn dat de gebruikte elektronische oplossing in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Dit houdt voor de leverancier een risico in dat de verschuldigde btw tweemaal dient te worden betaald. Ook de kostenbesparingen worden niet gerealiseerd. Voor de klant houdt dit een risico in wat zijn recht op aftrek betreft. Ten slotte kan de klant ook hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het betalen van de verschuldigde btw indien de leverancier dit niet heeft gedaan.

Ine Lejeune, Partner bij PwC België en als Leader Global Indirect Taxes Network verantwoordelijk voor deze studie, ziet veel potentieel. “De volledige overschakeling op elektronische facturering kan zo'n 18 miljard EUR aan besparingen opleveren voor de Europese bedrijven, louter dankzij de vereenvoudiging van de relevante processen. Het gaat dan voornamelijk over het afschaffen van regels die volgens ons geen grote toegevoegde waarde hebben voor de administratie en die de bedrijven voor grote moeilijkheden plaatsen. De aanvaarding van onze aanbevelingen zou bijzonder goed nieuws zijn voor de bedrijven. 55% van de CEO's toont zich in onze jaarlijkse Global CEO Survey immers heel bezorgd omtrent overregulering, zeker gezien de precaire economische situatie”, besluit Lejeune.

PwC maakte een inventaris op van wat bedrijven als grote moeilijkheden ervaren met betrekking tot de btw-wetgeving in verband met facturering, en van de noden van de lokale btw-diensten die de toepassing van de btw-wetgeving efficiënt willen kunnen controleren. PwC formuleerde aanbevelingen om de bestaande wetgeving te harmoniseren en te vereenvoudigen om zo de volledige overstap naar elektronische facturering te stimuleren.

Gelijkschakeling van elektronische en papieren facturen

In deze context stelt PwC voor de voorwaarden voor elektronische en papieren facturen helemaal gelijk te schakelen. Bedrijven moeten vandaag de dag bijvoorbeeld een voorafgaande overeenkomst sluiten om facturen elektronisch te ontvangen. PwC stelt voor deze vereiste te schrappen.

Gelijkschakeling neemt de nood aan een 'papieren paralleltraject' weg, wat een hele kostenbesparing oplevert. Voor de elektronische verzending stelt PwC voor af te stappen van de drie methodes voor elektronische uitwisseling, maar de authenticiteit en de integriteit van de factuur te waarborgen via een goede documentering van de onderliggende processen; die kunnen zowel op technologie als op andere aanvaarde interne controles gebaseerd zijn. Dit kan in het geval van het gebruik van eigen factureringsoplossingen net zo goed als in het geval van uitbesteding aan een ‘billing platform’. De Europese Commissie heeft dit voorstel voor de documentering van de onderliggende processen niet aanvaard om de strikte gelijkheid tussen elektronische en papieren facturering te waarborgen (want voor papieren facturering is een dergelijke documentering niet vereist).
Deze maatregelen aangevuld met verdere aanbevelingen van PwC kunnen een groot deel van de door de Europese Commissie vooropgestelde doelstellingen wat betreft administratieve vereenvoudiging realiseren.

Eenduidigheid van de btw-wetgeving die van toepassing is

Het is de bedoeling om tot een harmonisering van de lokale btw-wetgeving te komen. Voor grensoverschrijdende transacties zou de btw-wetgeving van het land waar de leverancier gevestigd is en van waaruit de levering is gebeurd toepasselijk zijn. Dit neemt alvast heel wat onzekerheid weg. Voor een leverancier van buiten de EU zou de wetgeving gelden van het land dat zijn btw-nummer heeft toegekend.

Elektronisch archiveren in land naar keuze

PwC stelt ook voor bedrijven vrij te laten om hun facturen en relevante documenten te bewaren waar ze willen. Wel moeten de betreffende documenten vlot toegankelijk zijn. Dit maakt het mogelijk voor bedrijven om de economische voordeligste oplossing te kiezen. Dit kan zijn de eigen archiveringsoplossing dan wel outsourcing in een land naar keuze.

En verder nog ...

• Het voorstel om de uiterste datum van uitreiking van een factuur te harmoniseren. Geleverde goederen of diensten zouden, zo stelt PwC voor, uiterlijk tegen de 15de van de maand volgend op de prestatie of levering gefactureerd moeten worden.
• Voor leveringen aan particulieren mag een factuur niet verplicht gemaakt worden, vindt PwC. De Europese Commissie heeft dit voorstel niet aanvaard, maar heeft ervoor gekozen om te werken met een vereenvoudigd document (zoals een uitnodiging tot betaling), dat aan minder voorwaarden onderworpen is en dus kostenbesparend werkt.
• Een zogenaamde samenvattende factuur, die dienstprestaties of leveringen van goederen op verschillende datums bevat, moet aan dezelfde voorwaarden onderworpen zijn als een gewone btw-factuur. Momenteel is dit niet het geval, wat wederom extra configuraties in de systemen vereist. Het groeperen van meerdere prestaties die bijvoorbeeld binnen dezelfde maand gebeurden, vermindert het aantal facturen en dus ook de verwerkingskosten.
• PwC stelt ook voor de termijn gedurende welke facturen bijgehouden moeten worden te harmoniseren.

‘IDABC e-Invoicing and e-Ordering project’

Daarnaast begeleidt PwC ook het pilootproject bij de Europese Commissie om e-invoicing en e-ordering te implementeren voor haar aankopen. Een werkend prototype werd ontwikkeld en het project gaat binnenkort in testfase met een aantal leveranciers van de Europese Commissie. De belangrijkste doelstelling van het project is ervaring opdoen en die te delen met de buitenwereld, om zo het gebruik van e-invoicing te stimuleren. Hierbij wordt extra aandacht besteed aan hergebruik van specificaties en verdere standaardisatie in de e-invoicing-wereld.

Download de publicatie: "A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into the VAT Directive (2006/112/EC)".

Over PwC

PwC (www.pwc.com) levert sectorgerichte diensten op het vlak van audit, fiscaliteit en adviesverlening om het publieksvertrouwen te versterken en extra waarde voor cliënten en hun stakeholders te creëren. Meer dan 155.000 mensen in de 153 landen waarin ons netwerk is ontplooid, delen hun ideeën, ervaring en oplossingen om tot nieuwe gezichtspunten te komen en praktisch advies te geven.

‘PwC’ verwijst naar het netwerk van firma’s die deel uitmaken van PwC International Limited. Elke firma is een afzonderlijke en onafhankelijke juridische entiteit.

PwC heeft een wereldwijd netwerk van meer dan 2.000 fiscaal experts op het vlak van indirecte belastingen in 130 landen.

Voor de redacteuren:
Voor meer informatie of een interview met Ine Lejeune kunt u contact opnemen met Elsie Van Linthout bij Luna, op 02 658 02 70/02 658 02 95 of via pwc@luna.be.