La facturation électronique a le vent en poupe

Le gouvernement belge a approuvé un projet d’Arrêté royal visant à simplifier de manière significative les règles relatives à l’envoi et la réception de factures électroniques à partir du 1er janvier 2010.

L’envoi et la réception de factures électroniques sont uniquement autorisés si le destinataire de la facture l’accepte et si l’authenticité de l’origine et de l’intégrité de son contenu est garantie.  À l’heure actuelle, les entreprises ont à leur disposition trois options pour garantir cela : soit par une signature électronique, soit par un échange électronique de données, conformément au code standard EDI, soit par une autre méthode approuvée au préalable par l’administration de la TVA.

A compter du 1er janvier 2010, les entreprises auront la liberté de choisir la manière dont elles garantissent cette authenticité et cette intégrité. Elles peuvent ainsi faire appel aux techniques informatiques (signature électroniques ou EDI) et opter pour d’autres solutions, telles que le fait de lier la facture à un paiement, un bon de commande, un bon de livraison...  Aussi longtemps que les entreprises peuvent prouver que l’authenticité et l’intégrité de la facture sont garanties, elles peuvent à l’avenir même envoyer des factures comme pdf via e-mail.

Ine Lejeune, Partner chez PwC Belgique, était responsable, en tant que Leader du Global Indirect Taxes Network, de l’étude qui a été réalisée en 2008 par PricewaterhouseCoopers pour la Commission européenne en vue d’harmoniser et de simplifier les règles communautaires sur l’envoi, la réception et l’archivage électroniques des factures.  Dans cette étude, PricewaterhouseCoopers a proposé de traiter de manière égale les factures papier et les factures électroniques.  Aux Pays-Bas, ce principe avait déjà été mis en vigueur en février de cette année.  Dans d’autres États membres également, les signatures électroniques ne sont plus obligatoires pour les factures pdf.  Ine considère ce projet comme innovateur. « Grâce à ce changement, le gouvernement belge contribue positivement à la diminution des coûts pour les entreprises et au renforcement de la compétitivité de l’économie belge. La suppression des exigences techniques portant sur l’échange des factures électroniques permet d’ouvrir la voie vers un développement accru de la facturation électronique.  Des études ont démontré que la simplification et l’harmonisation des règles sur la facturation électronique pouvaient permettre aux entreprises belges d’économiser au moins 3,5 milliards d’euros ». 

« C’est également une bonne chose que les entreprises ne puissent plus faire l’objet de lourdes amendes ou de TVA non-déductible pour cause de non-respect d’obligations techniques spécifiques.  Il n’incombe pas à la législation TVA d’imposer certaines normes en la matière.  Les factures papier ne doivent finalement pas nécessairement être imprimées sur un papier d’une couleur déterminée. »

Selon Wouter Brackx, Senior Tax Manager et expert en facturation électronique chez PwC Belgique, cette modification offre aux entreprises un large éventail de possibilités pour organiser à présent leur processus de facturation de sorte qu’elles puissent effectivement réaliser des économies de coûts grâce à la facturation électronique.  « Les entreprises doivent, il est vrai, encore toujours tenir leur processus de facturation sous contrôle – certainement aussi en ce qui concerne l’archivage – mais la flexibilité offerte à présent permettra en tout cas de réaliser de sérieuses économies de coûts.  Les entreprises peuvent à présent déjà prendre action pour être à flot dès le 1er janvier 2010. » 

« La nouvelle réglementation offre une multitude d’opportunités pour les fournisseurs de services de facturation électronique.  Ils ne seront plus contraints d’offrir leurs services dans un carcan rigide et pourront plus aisément développer de nouvelles offres de services, calquées davantage sur les besoins des utilisateurs. En outre, ces règles facilitent l’établissement de l’interopérabilité entre différents fournisseurs de services de facturation électronique, ce qui était jusqu’à présent problématique dans certains cas. »

A présent, une solution au niveau européen s’impose naturellement, étant donné que les règles de facturation belges sont seulement applicables aux transactions qui ont lieu en Belgique. Ine Lejeune déclare : « Grâce à notre réseau international d’archivage électronique, nous allons encore collaborer activement avec le Cabinet afin d’obtenir, sous la présidence belge de l’Union européenne, l’approbation de la proposition de la Commission européenne en la matière.  Grâce à cette modification des règes, la Belgique montre déjà l’exemple pour d’autres pays et témoigne de sa confiance dans les nouvelles technologies. »