La nouvelle proposition européenne pour la facturation et l’archivage électroniques peut engendrer 18 milliards d’euros d’économies

La commission européenne base sa proposition sur des recommandations formulées par PwC

BRUXELLES, 18 février 2009.
La Commission européenne a un programme ambitieux pour réduire de 25% d’ici à 2012 les nombreuses contraintes administratives tant pour les grandes entreprises que les PME. Dans ce cadre, la Commission européenne a proposé le 28 janvier 2009 de stimuler le recours à la facturation et à l’archivage électroniques en harmonisant et en simplifiant la législation européenne en matière de TVA. La proposition de la Commission européenne est basée, notamment, sur les recommandations de PwC mais aussi sur celles obtenues lors d'une consultation du public effectuée en 2008 et sur les avis des administrations fiscales nationales..

Dans une étude indépendante effectuée pour la Commission européenne, PwC a abordé les 4 aspects les plus importants de la facturation : la délivrance de la facture, le contenu de la facture, la facturation électronique et l’archivage électronique. PwC a également questionné 121 entrepreneurs sur l’usage de la facturation et l’archivage électronique dans les différents Etats membres. Il en est ressorti que la facturation électronique est en nette augmentation par rapport à 2005. Les avantages les plus importants avancés par les entreprises sont une plus grande efficacité et des économies de coûts. Les principaux freins sont la compatibilité des systèmes ICT du client et du fournisseur et le manque de réglementation uniforme dans les Etats membres. Il en découle des zones d’ombre pour les entrepreneurs quant à la législation locale applicable.

Quelques autres constatations intéressantes:

Selon la législation européenne actuelle, l’échange électronique de factures peut se faire via EDI (Electronic Data Interchange) ou à l’aide d’une signature électronique. Les Etats membres peuvent aussi autoriser une autre méthode d’échange pour autant que l’authencité et l’intégrité de la facture puissent être garanties. Bien que cette dernière manière d’opérer n’ait pas été reprise ou mise en oeuvre dans la législation interne de tous les Etats (entre autres en Belgique, où cela n’est pas suffisamment réglé sur le plan légal), cela semble une méthode de facturation électronique très populaire chez les entreprises.
Plus de la moitié des entreprises qui envoient leurs factures par la voie électronique ont un traitement papier parallèle parce qu’elle ne sont pas sûres que la solution électronique utilisée soit conforme à la législation locale. Pour le fournisseur, cela comporte un risque que la TVA due doivent être payée deux fois. Et ils ne réalisent pas non plus d’économies de coûts. Pour le client, cela ouvre un risque en ce qui concerne son droit à déduction. Enfin, le client peut aussi être solidairement responsable du paiement de la TVA due si le fournisseur ne l’a pas acquittée.

Ine Lejeune, associée chez PwC Belgique et Leader du Global Indirect Taxes Network responsable de cette étude, voit un grand potentiel. "Le passage complet à la facturation électronique peut générer des économies de quelque 18 milliards d’euros pour les entreprises européennes, rien que grâce à la simplification des processus concernés. Il s’agit principalement de la suppression de règles qui à notre avis n’ont guère de valeur ajoutée pour l’administration et qui mettent les entreprises en grandes difficultés. L’acceptation de nos recommandations serait particulièrement une bonne nouvelle pour les entreprises. 55% des CEO se montraient en effet très préoccupés par la sur-réglementation dans notre enquête annuelle ‘Global CEO Survey’, sûrement dans le contexte économique précaire actuel", conclut Ine Lejeune.

PwC a dressé un inventaire des grandes difficultés que les entreprises rencontrent par rapport à la législation TVA relative à la facturation, et des besoins des services locaux de la TVA soucieux de contrôler efficacement l’application de la législation TVA. PwC a formulé des recommandations pour harmoniser et simplifier la législation existante pour stimuler le passage complet à la facturation électronique.

Alignement des factures électroniques et papier

Dans ce contexte, PwC propose d’aligner totalement les conditions des factures électroniques et des factures papier. Aujourd’hui par exemple les entreprises doivent conclure une convention préalable pour recevoir une facture électronique. PwC propose de supprimer cette exigence.

L’alignement supprime le besoin d’une ‘voie papier parallèle’, ce qui apporte une grande économie de coûts. Pour l’envoi électronique, PwC propose de partir des trois méthodes d’échange électronique, mais de garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture via une bonne documentation des processus sous-jacents ; ceux-ci peuvent reposer tant sur la technologie que sur d’autres contrôles interne acceptés. Cela peut se faire tant dans le cas où on recourt à ses propres solutions de facturation, qu’en cas d’externalisation vers une ‘billing platform’. La Commission européenne n'a pas repris cette proposition de documentation des processus sous-jacents afin de garantir la stricte égalité entre la facturation électronique et la facturation papier qui n'exige pas une telle documentation.

Ces mesures complétées par d’autres recommandations de PwC peuvent réaliser une grande part des objectifs proposés par la Commission européenne dans le domaine de la simplification administrative.

Uniformisation de la réglementation TVA applicable

L’intention est d’arriver à une harmonisation de la réglementation TVA locale. Pour les opérations transfrontalières, serait applicable la réglementaton du lieu où le fournisseur est établi et d’où la livraison a été effectuée. Cela lève certainement bien des incertitudes. Pour un fournisseur en dehors de l’UE, c’est la législation du pays qui lui a attribué son numéro de TVA qui jouerait.

Archivage électronique dans le pays de son choix

PwC propose aussi de laisser les entreprises choisir de conserver leurs factures et documents appropriés où elles le veulent. Cela implique aussi la possibilité de tout externaliser à un sous-traitant pour qu’il puisse ainsi traiter l’archivage complet dans un pays au choix. Il faut évidemment que les documents en question soient totalement accessibles.

Et encore…

La proposition d’harmoniser la date limite pour délivrer une facture. Les biens livrés ou les services prestés devraient, selon PwC, être facturés au plus tard le 15ème jour du mois qui suit la livraison ou la prestation.
Pour les livraisons au particulier, il n’est pas nécessaire de délivrer une facture, selon PwC. La Commission européenne n'a pas retenu cette proposition mais a choisi d'introduire un document simplifié (telle une invitation à payer), soumis à moins de conditions et donc moins coûteux.
Une sorte de facture récapitulative, qui comporterait des prestations de services ou des livraisons de biens à diverses dates, devrait être soumise aux mêmes conditions qu’une facture ordinaire. Pour le moment ce n’est pas le cas, ce qui une fois encore exige des configurations supplémentaires des systèmes. Le regroupement de plusieurs prestations, par exemple effectuées au cours d’un même mois, diminue le nombre de factures et donc aussi les coûts de traitement.
PwC propose aussi d’harmoniser le délai pendant lequel les factures doivent être conservées.

‘IDABC e-Invoicing and e-Ordering project’

PwC accompagne aussi le projet pilote de la Commission européenne de mise en œuvre de facturation et de commande électroniques de ses achats. Un prototype opérationnel a été développé et le projet va entrer sous peu dans la phase de test avec un certain nombre de fournisseurs de la Commission. L’objectif principal du projet est d’acquérir de l’expérience et de la partager avec le monde extérieur, pour stimuler ainsi le recours à la facturation électronique. Il y est accordé une attention particulière à la réutilisation des spécifications et à une plus grande standardisation dans le monde de la facturation électronique.

Télécharchez la publication: "A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into the VAT Directive (2006/112/EC)".

À propos de PwC

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Le réseau mondial Indirect Taxes de PwC compte 2000 experts répartis dans 130 pays.

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Pour les rédactions:

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